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リモートワークの効果は?導入に役立つ支援ツールと家具選びのコツ

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  • d 2020.11.22

新しい働き方のひとつとして注目されているリモートワーク。オフィスから離れた場所で働く際は、どのようなポイントに気をつければよいのでしょうか。記事では、リモートワークのメリット・デメリットやリモートワークに欠かせない家具選びのコツをご解説します。

リモートワークの定義とメリット・デメリット

リモートワーク(remote work)は、オフィスから離れた場所で仕事をするワークスタイルです。自宅やコワーキングスペースなどで働くことを指し、「遠隔業務」と呼ばれることもあります。

リモートワークと似ている言葉に「テレワーク(telework)」がありますが、一般的にはほとんど同じ意味で使われています。

政府や省庁は「情報通信技術(ICT)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」として“テレワーク”を推奨しています。とはいえ、厳密な定義の違いは示されておらず、テレワークのなかにリモートワークが含まれると考えて差し支えないでしょう。

では、リモートワークにはどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。それぞれ、詳しくみていきましょう。

リモートワークを導入するメリット

時間や場所にとらわれずに業務を遂行できるリモートワークは、働き方改革の有効手段として導入する企業が増えています。企業側と従業員側、それぞれに期待できるメリットは以下のとおりです。

▼ 企業側のメリット

  • 離職を防ぐ
  • 優秀な人材を採用しやすくなる
  • 業務効率化や生産性向上
  • 企業イメージの向上

▼ 従業員側のメリット

  • 通勤に要する時間や心身の負担を削減できる
  • ライフスタイルに合わせた働き方ができる
  • 育児や介護などの事情があっても仕事を続けやすい

リモートワークによって柔軟な働き方が可能になれば、従業員の仕事に対するモチベーションや会社へのエンゲージメントが高まります。これにより企業は人材確保がしやすくなり、「ワーク・ライフ・バランスに配慮した会社」という企業イメージの醸成にもつながります。

導入前に確認しておきたいデメリット・注意点

一方、以下のように注意すべき点もあります。

  • 勤怠管理がしにくい
  • セキュリティの問題(情報漏洩が懸念される)
  • コミュニケーション不足に陥りやすい

オフィスにいない従業員が「何時から何時まで働いたか」を適正に把握することや、一元化されていない多様なネット環境で情報漏洩や不正アクセス等を防ぐことは導入時の課題といえます。

また、オフィスのように密なコミュニケーションをとるのが難しくなるため、報告や連絡がスムーズになる対策を講じる必要があります。

リモートワークの導入に役立つツール

メリット・デメリットをふまえ、「自社でもリモートワークを導入して働き方改革を進めたい」という場合は、以下のような各種支援ツールを活用しましょう。

チャットツール

リモートワークのコミュニケーション面の課題を解決するには、スムーズにやりとりできるチャットツールが便利です。

メールより手軽にメッセージを送ることができ、即時的なコミュニケーションが可能。プロジェクトやチーム単位のグループチャット設定、オンライン会議、タスク管理などビジネス向けの機能が充実しています。

日本で導入企業が11万社を超える「Chatwork」や、カスタマイズ性が高い「slack」が代表的です。

ファイル共有サービス

メンバー間で資料やデータを共有するためのオンラインストレージサービスもおすすめです。

具体的には、スマホでもデータにアクセスでき、ファイル単位で編集権限の設定もできる「Google Drive」や、ファイル保管機能に特化した「DropBox」など。ビジネス向けのプランが用意されているので、予算やニーズに合った使い方ができます。

勤怠管理ツール

メンバーの姿が見えないリモートワークの勤怠管理は、自己申告では心もとないものです。適正なマネジメントのためにも、稼働状況が把握できるツールの導入をおすすめします。

たとえば、チーム全体の稼働状況をリアルタイムでチェックできる「Time Crowd(タイムクラウド)」や、着席時の画面キャプチャがランダムに自動保存される「F-Chair+(エフチェアプラス)」など。

サービスによって勤怠チェックの方法や機能は異なりますが、始業・離席・終業の時間が可視化されることでメンバーは緊張感を維持できますし、管理者は労務管理の利便性が高まります。

分身ロボット

最近では、自分の分身として機能する「分身ロボット」も登場しています。

株式会社オリィ研究所は、リモートワークに最適化した小さな分身ロボット「OriHime Biz」を開発。内部にはカメラやマイク、スピーカーが搭載されていて、「周囲を見まわす」「相手の顔を見て話す」「モーションで感情を表現する」といった機能があります。

そこにリモートワークしている従業員がいるかのような存在感があるため上司や同僚も話しかけやすく、遠隔地でもスムーズなコミュニケーションが実現します。

リモートワークに適したデスクとチェアの選び方

リモートワークの導入にあたり、自宅で快適に働くためのオフィス環境を整えることも大切なポイントです。

さいごに、オフィス家具のマストアイテムであるデスクとチェアの選び方や注意ポイントをお伝えします。

充分なワークスペースが確保できるデスクを

リモートワークを本格導入する場合は、充分なワークスペースが確保できるデスクを使いましょう。

「パソコンが置ければいい」という理由で小さな作業机やダイニングテーブルの一角で仕事をする人もいますが、効率性・快適性という点ではふさわしくありません。

仕事用デスクには、パソコンを設置するスペースのほか、資料を広げたり、メモをとったりするスペースが必要です。Web会議用のマイクや飲み物を置くこともあるでしょう。

狭いデスクだと作業がはかどらず、ストレスにもつながってしまうので要注意です。

オフィス用デスクのサイズは幅800mm以上、奥行き600~700mmが目安です。また、日本オフィス家具協会は高さ720mmのデスクを推奨しています。これらを参考に、作業デスクを見直してみましょう。

座りっぱなしを防ぐために、高さを調節して立ったままでも仕事ができる「上下昇降デスク」をプラスしてもいいかもしれません。

チェアは機能性を重視して選ぼう

デスクとあわせてチェックしておきたいのがチェアです。

ダイニングチェアや簡易チェアを代用するのではなく、身体のラインにフィットし、腰痛予防や姿勢保持に役立つ機能的なイスを選びましょう。ヘッドレストやアームレストが付いているものもおすすめです。

日本オフィス家具協会は、デスクワークに適した座面の高さについて【身長×1/4】を目安として推奨しています。座面は腰をかけるシートの高さを指します。たとえば身長170㎝の場合、170÷4=42.5㎝が目安です。

正しい姿勢で座っていますか?

デスクワークによる身体の負担を軽減するには、正しい姿勢を維持することも大切です。実践できているか、以下のチェックリストを確認しましょう。

  • 座面の奥まで深く腰かける
  • 前のめりにならず、状態を起こして腰を背もたれにつける
  • かかとを床につけ、太ももは床と平行、ひざ下は床と直角に

いま使っているチェアで正しい姿勢がとれない場合、座面の高さや奥行きが合っていない可能性があります。調節できない場合は買い替えを検討しましょう。

適切なチェアを選べば腰痛を防ぐことはもちろん、疲労軽減にもなり作業効率がアップするはずです。

リモートワークを導入して多様な働き方をサポート

リモートワークは、働き方改革を推進したい企業だけではなく、ワーク・ライフ・バランスを求める従業員にとっても多くのメリットがあります。注意点もありますが、支援ツールを活用すれば多くの課題は解決するはずです。

また、リモートワークに欠かせないデスクやチェアなどのオフィス家具は、効率性・快適性を重視し、仕事がはかどるものを選んでください。

リモートワーク社員が働きやすい体制や作業環境を整え、多様な働き方に対応しましょう。

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